Papírmentes iroda - álom vagy valóság?

Ugyan manapság minden a digitalizációról és az elektronikus iratkezelésről szól, de eddig csak kevés cég tudta száműzni a dokumentumokat az irodáiból.

A Decos holland szoftvercég 180 munkatársa 2011 óta szinte teljesen lemondott a papír használatáról. Még a cég új irodaépülete is a digitális stratégiára épít, az íróasztalokról pedig hiányzik a toll és a jegyzetfüzet. A Decos minden alkalmazottjának egy iPad készüléket ajándékozott, de amint Marcia van Kampen szóvivő kiemelte, ehhez az volt a feltételük, hogy a munkatársaik munkaidőben többé nem használhatnak papírt.

Az új stratégia kiválóan illeszkedik a vállalkozás profiljához, hiszen dokumentumkezelő szoftvereket fejleszt és céljuk mindezzel annak demonstrálása, hogy a papír immáron felesleges. A digitalizáció eliminálja a nyomtatás és a kapcsolódó hardverbeszerzés költségét és bárki bármikor hozzáférhet az összes információhoz. A dolgozók így a tartalmakra összpontosítanak és az eddiginél sokkal szorosabban működnek együtt. Van Kampen kifejtette, hogy a szoftverek miatt új munkakultúra alakult ki, amely az alkalmazottakat kreatívabbá teszi és segít nekik abban, hogy teljesen másképp gondolkodjanak. A programoknak köszönhetően a különböző részlegek szakemberei közösen dolgozhatnak egy adott projekten, így időt és energiát takaríthatnak meg. Egy ilyen átállás viszont éveket vesz igénybe.


A papír nélküli iroda gondolata sok éves gondolat, de még az idei CeBIT-en is 250 vállalat mutat be digitális irodával kapcsolatos innovációt. A középpontban a felhőszolgáltatások, a tartalomkezelő rendszerek és az elektronikus számlázás áll. De ezek csak egy-egy elemei egy láncnak, mivel a trend az, hogy az IT-cégek minden területet lefedő megoldásokat nyújtsanak. A fent említett Deco ettől függetlenül kivételnek számít: az IDC felmérése szerint ugyan a közepes méretű cégek 90 százaléka tudatában van a dokumentumkezelő-rendszerek nyújtotta előnyöknek, de alig egyharmaduk veszi ennyire komolyan a digitalizációt.

A papírhasználat csökkenése világszerte megfigyelhető. A Német Papírgyárak Szövetségének adatai szerint 2000 óta stagnálnak az eladások, az éves termelésük körülbelül 20 millió tonna. Gregor Andreas Geiger, a szervezet szóvivője ettől még nem esik kétségbe, mivel a papíron tárolt információ gyorsan hozzáférhető, könnyen reprodukálható és bárhol felhasználható. Jelenlétét jogi szempontok, biztonsági aggodalmak és egyszerű emberi, kényelmi igények is indokolják. A Fraunhofer Institute kutatása szerint a megfelelő szoftverek használata túl bonyolult, oktatást igényel, mely a cégek részéről költségként merül fel. Általában egyértelmű felelős sincs kinevezve a digitalizációra, az 500 főnél nagyobb cégek két százalékánál van csak Chief Digital Officer, akinek egy ilyen átmenet levezénylése lenne a dolga.

Frank Früh, a BITKOM szakmai szervezet képviselője szerint a teljesen papírmentes iroda soha nem fog megvalósulni, de arra van lehetőség, hogy egy adott helyiségben kevesebb legyen a papírfelhasználás. Mindehhez elsősorban megfelelő törvényekre és biztonsági gondolkodásra lesz szükség. Elemzők szerint az áttérés borzasztó lassú: míg 2014-ben az összes dokumentum 49 százaléka volt kinyomtatva, addig 2016-ban ez alig két százalékkal kevesebb. A hackertámadások terjedésével fontos a vállalatok számára, hogy az információk papíron is tárolva legyenek. A bíróságok és a hatóságok a megkötött szerződéseket általában csak papíron fogadják el hitelesnek, a megfelelő pecsétekkel kiegészítve.

Minden próbálkozása ellenére tehát még a Deco sem maradhat papírmentes, üzleti partnerei iratkezelése és a külföldi hivatalok lehetetlenné teszik mindezt. Hatásuk azért van a partnerekre: például a papíron nekik küldött anyagokat visszapostázzák, és jelzik, hogy csak elektronikusan fogadják azt el. A cégvezető szerint a többség pozitívan reagál, de persze vannak kivételek.