Email-mentes péntek

Egyes cégeknél oly nagy mértékben váltotta fel az e-mail-kommunikáció a hagyományos beszélgetést, hogy az már hatékonyságuk rovására megy.

Sok vállalkozásnál ütötte fel a fejét az a jelenség, hogy a munkatársak rutinszerűen elektronikus leveleket küldözgetnek a tőlük néhány méterre ülő kollégáiknak is, ahelyett, hogy felállnának székükből, odafáradnának és szóban közölnék mondandójukat. Az egyik amerikai vállalkozásnál a főnökség megelégelte a dolgot és elrendelte az e-mail-mentes péntekeket, amelyeken minden belső ügyet közvetlen párbeszéddel vagy telefonon kell egymással elrendezniük a munkatársaknak - derül ki a Business Week cikkéből.

Az e-mail-függőség főleg a fiatalabb munkatársak betegségeként jelentkezik, akik számára az alapértelmezett kommunikációs forma a rövid szöveges üzenetváltás, legyen az sms, e-mail vagy csevegőcsatorna. Néhányan közülük oly mértékben befelé fordulóvá váltak ennek nyomán, hogy az már érezhetően rontotta társaságuk belső működési hatékonyságát. Az e-mail-mentes péntekek bevezetése visszaigazolta mindezt: az e-mailezés 80 százalékkal csökkent, a közvetlen kapcsolat felgyorsította a problémamegoldást, javult a csoportmunka színvonala és mindenki boldogabb lett, a munkatársak is és az ügyfelek is.

Az elektronikus levelezés túltengésének legfőbb káros hatása azonban nem a munkavégzés lassulása és a kollégák frusztráltabbá válása, hanem az, hogy az írott szöveget nagyon könnyű félreinterpretálni vagy kifejezetten rosszul értelmezni. A New York-i University Stern Business Schooljának kutatásai szerint csak az olvasók fele képes felfogni az elektronikus levelek tónusát, hangulatát, illetve valódi szándékát, és az emberek többsége messze túlértékeli képességét arra, hogy megértse, visszaadja a jelentését annak, amit egy e-mailben olvas.

A szövegekbe iktatott mosolygó arcocskák és magyarázó részek csak tovább fokozzák az értelmezési zavarokat. A Syracuse University kutatói arra a következtetésre jutottak, hogy a legtöbb félreértés akkor következik be, amikor a beosztottak a főnöküktől kapott levelet olvassák - nyilván nem függetlenül a stressztől, ami ebben a viszonyban rejlik.

A chicagói ComPsych Corp. munkaügyi tanácsadó cég vezérigazgatója, Richard A. Chaifetz mindezek alapján egyenesen azt a következtetést vonja le - és ennek megfelelő szabályokat vezetett be saját vállalkozásánál -, hogy az elektronikus leveleket csak hosszú szövegek továbbítására szabad használni, illetve olyan esetekben, amikor kifejezetten írott kommunikációra van szükség (nyilván azért, hogy nyoma maradjon a dolognak).

Kifejezetten tiltott e forma használata kényes információk megosztására, például az alkalmazottak munkájának értékelését, a felmondóleveleket, illetve bármiféle bírálatot tilos elektronikus levélben eljuttatni a címzetthez. A probléma megoldásában segíthet a technológia is. Például a levelezőszoftverek legújabb generációja már tartalmazhatja a visszahívás funkciót, amellyel a címzett néhány klikkeléssel kiderítheti, hogy a feladó a helyén van-e, majd felhívhatja telefonon.

Hiába született meg sok helyen a felismerés az e-mail káros mellékhatásáról, az írott kommunikációtól való függővé válásról, a vállalatok többsége még nem jutott el idáig. A cégek nagyobb részénél még mindig sokkal több aggodalmat okoz az elektronikus levelezések biztonságossága, mint a túlzásba vitt e-mailezés. Ezeknél a vállalatoknál legfeljebb annyit tesznek meg az információcsere javítása érdekében, hogy a közös munkát segítő eszközöket, például wikiket telepítenek a levelezőrendszer mellé.