Egyre több az ingyenes számlázóprogram

Egy vállalkozás életében a számlázás a mindennapi működés része. Egy kötelező feladat, amit mindenki szeretne a legegyszerűbben és a lehető legolcsóbban megoldani, a törvényi előírások betartásával. Ezt az igényt próbálják kiszolgálni a különböző számlázó programok, amelyek közül egyre több ingyenesen is elérhető. De vajon valóban ingyenesek-e ezek a programok? Igaz-e ezekre is az „olcsó húsnak híg a leve” állítás? És felvehetik-e a versenyt fizetős társaikkal?

A számlázás a vállalkozás tevékenységének alapja. Számlázni szükséges. Ugyanakkor a kézzel írt számlák kora leáldozóban van. A kézi számlázás nehézkes; újra és újra fel kell vinni a partner adatait, számológéppel kell kiszámolni az ÁFÁ-t, a fizetési határidőt a naptárból kell kinézni, így jóval több a munka és a hibalehetőség is. A számla, mindezek mellett, befolyásolja a vállalkozásról kialakult képet. A kézzel írt, tépett szélű számla pedig közel sem a profizmusról árulkodik. Abban tehát nagy az egyetértés, hogy számlázó programra szükség van. Innentől kezdődik azonban a dilemma.

"Az ingyenes számlázó programokról általában elmondható, hogy az alap programoknál is kevesebb funkcióval rendelkeznek, így például nem megoldható bennük több felhasználó kezelése, az előlegszámlázás, a vonalkód kezelése vagy épp az egyes vevőkhöz kapcsolódó alapértelmezett fizetési mód és a megjegyzések tárolása. A használati idejük általában korlátozott, de olyan programok is vannak, amelyeknél maximalizálva van a kiállítható számlamennyiség, vagy a program használata közben különböző hirdetések jelennek meg a felhasználó képernyőjén” – mondja Dr. Ransburg Beatrix, a rEVOLUTION kisvállalati üzletágvezetője.

"Mindezen hátrányok ellenére az ingyenes programok nagy segítséget nyújtanak a kipróbálásban, a kézi számlázásról a számlázó programra való átállás során. Segítségükkel meg lehet tapasztalni a különböző funkciók előnyeit, hátrányait, segít a felhasználó tudatosságának növelésében, hogy amikor letelik az adott idő, tudja, mire is van pontosan szüksége.”

„Az ingyenes számlázó programok használatának legfőbb veszélye nem magukban a programokban, hanem a mögöttük álló cégekben rejlik. Nem mindegy ugyanis, hogy az adott programot ki kínálja. Vajon a következő törvényi változás életbe lépésekor is piacon lesz-e még az adott cég, és biztosítja-e továbbra is a program törvényi megfelelését? Ha igen, akkor mindezt milyen feltételekkel és milyen áron? Naponta tapasztaljuk, hogy az adóhatóság, ellenőrzés esetén az első dokumentumok között kéri be a számlázó szoftver törvényi megfelelőségi nyilatkozatát a szoftver készítőjétől."

"Az ingyenes program kiválasztásakor is érdemes tehát hosszú távon gondolkodni, és alaposan felmérni a piacot, hogy stabil, megbízható cégről van-e szó, számíthatunk-e arra, hogy szükség esetén rendelkezésünkre fog állni. Az is lényeges, hogy van-e továbblépési, fejlesztési lehetőség, az adott cég tud-e jobb, fejlettebb programot kínálni. Nem mindegy, hogy ez esetben teljesen új programot kell-e vásárolni, vagy bizonyos modulok megvásárlásával költséghatékonyan bővíthetjük a már meglévő programot” – mondja Dr. Ransburg Beatrix.

„A legegyszerűbb, fizetős számlázó programok ára nagyjából 5.000 – 10.000 Ft között mozog évente. Fő előnyük az ingyenes verziókhoz képest a magasabb funkcionalitás, valamint az időben és mennyiségben egyaránt korlátlan használat. A programok többsége rendelkezik demó verzióval, aminek a segítségével ki lehet próbálni az egyes funkciókat. A törvényi előírásoknak való megfelelést a programok fejlesztői garantálják az adott időszakban, és többségük nagy hangsúlyt helyez a termékek folyamatos fejlesztésére is.” – sorolja a fizetős szoftverek előnyeit Dr. Ransburg Beatrix. „A számlázó programok általában korlátlan ideig használhatók, akkor is, ha az ügyfél nem fizeti rá a terméktámogatást, ekkor azonban nincsenek frissítések és a fejlesztő cég nem tudja garantálni a törvényi megfelelőséget, sem pedig a megfelelőségi nyilatkozat kiadását.”