Elavult irodagépeket használnak a vállalkozások

A vállalkozások döntő többsége addig használja irodatechnikai eszközeit, amíg azok teljesen elhasználódnak. A működésképtelenné vált eszközök pótlása váratlan szükséghelyzetet teremt, amely a vállalkozások költségvetését is kiszámíthatatlanabbá teszik - derül ki a Budapest Bank kutatásából.

A cég közleménye szerint elsősorban a szükség határozza meg a vállalkozások irodagép-beszerzését: 92%-uk nem tervez előre, akkor dönt csak róla, amikor az épp aktuálissá válik (pl. már nem javítható az eszköz vagy új munkatárs érkezese miatt új gépekre van szükség). Ennek megfelelően az sem jellemző, hogy tudatosan, időről-időre modernebbre, hatékonyabbra cserélnék a meglévő berendezéseket. 85%-uk addig használja az irodagépeket, amíg működnek, még akkor is, ha az esetleg lassítja a munkafolyamatokat, és csupán a cégek egyharmada szerez be új irodai eszközöket, ha a régiekkel már nem hatékony a munkavégzés.

Leginkább az asztali számítógépek, monitorok, laptopok esetében gyorsabb a csereidő, de ezeket is csak minden hatodik cég cseréli 2-3 évente, harmaduk 4-10 évente, szintén harmaduk pedig akár ennél is hosszabb időközönként, amikor már használhatatlanná válik az eszköz. A többi berendezést (nyomtatók, szkennerek, fénymásolók) a vállalkozások 20%-a cseréli 2-5 éven belül, a túlnyomó többség viszont csak akkor vásárol ezekből újat, ha a régi eszköz már nem hatékony vagy véglegesen elromlott. Az irodagépek kiválasztásánál is kezd elterjedni a "smart shopping": a cégek nagy része (78%) már nem csak azt nézi, hogy mennyibe kerül maga az eszköz, hanem figyelembe veszi a fenntartási költségeket (szervízelés, alkatrészpótlás) is.

A döntésnél a legfontosabb szempont az ár/érték arány, de szinte ugyanennyit számít, hogy mekkora az eszköz várható élettartama, milyen funkciókkal rendelkezik és jár-e hozzá garancia. Előnyt jelent, ha a gép szervízelését is biztosítja beszállító. Az irodatechnikai eszközök vásárlását legtöbben saját forrásból finanszírozzák egyösszegű átutalással (59%) vagy készpénzfizetéssel (45%). Az irodagép-beszerzéssel járó egyösszegű kiadások arra ösztönzik a vállalkozásokat - főleg a kisebb cégeket - hogy minél tovább halasszák az eszközvásárlást, pedig az sok esetben már a munkavégzés hatékonyságát is veszélyezteti. Ráadásul az emiatt használatlanná váló irodagépek cseréje a legrosszabb pillanatokban okozhat váratlan költségeket. Tavaly átlagosan 326 ezer forintot költöttek a cégek irodatechnikai eszközökre, 2013-ban már csak 160 ezer forint körüli kiadást terveznek e téren. A jövő évet tekintve a cégek többsége bizonytalan, kétharmaduk nem tudta megmondani mekkora összeggel számol 2014-re.