Egyre több emailt kapunk

2002-re több mint négy órát fogunk eltölteni az átlagosan 50, a munkánkhoz kapcsolódó emailek elolvasásával és megválaszolásával - áll a Ferris Research jelentésében.

Jelenleg hozzávetőlegesen 30 üzleti emailt kap egy alkalmazott, amely 50 százalékos növekedést jelent az előző évhez képest. Egy levél válasz nélkül való törlése nem megoldás, mert sokszor kevesebb időt vesztünk azzal, ha válaszolunk egy levélre, mint ha figyelmen kívül hagyjuk azt.

A jelentés megoldási javaslatokkal is előáll:
- Készítsünk mappákat: a "fontos"-ba kerüljenek az azonnali választ igénylő levelek, a "régi"-be a 30 napnál régebbiek, valamint készítsünk egy harmadikat, melyekbe a választ nem igénylő leveleket rakjuk. Ezen kívül készíthetünk mappákat az elvégzendő feladatoknak megfelelően.
- Szűrővel távolítsuk el a spam-eket. Érdemes pl. a "one-time opportunity" kifejezést keresni. Alkalmanként nézzük meg, hogy mit töröl a program, nehogy véletlenül lemaradjunk valami hasznos dologról.
- Állítsuk be úgy a levelezőprogramot, hogy a tárgymezőn kívül lássuk a levél első néhány sorát. Ebből már általában eldönthető a levél fontossága.
- Érdemes a munkacsoportokat támogató programokat használni (Exchange, GroupWise, Lotus), mert a levelet automatikusan frissítik a naptárat, nem nekünk kell kézzel megtenni.
- Érdemes előre elkészíteni néhány "sablonlevelet", melyekkel a gyakran előforduló kérésekre/kérdésekre tudunk válaszolni.
- Csak a legfontosabb levelező listákra iratkozzunk fel.
- Kezeljük külön a magán és üzleti levelezésünket.