IDC kutatás a vállalatok dokumentumkezeléséről

Az európai vállalatok időt és pénzt veszítenek a hatékony dokumentumkezelési stratégia és a költségellenőrzés hiánya miatt.

Az európai vállalatok árbevételeinek 5-15%-át, vezetőik értékes idejének pedig 45%-át dokumentumok előállítása és kezelése emészti fel. Mindezek ellenére ritkán találkozunk hatékony dokumentumkezelési stratégiával, ráadásul kevés vezető van tisztában a dokumentumokkal kapcsolatban felmerülő valóságos és jelentős költségekkel. Többek között ezek a tanulságai az International Data Corporation (IDC) független elemző cég új kutatásának, amelyet a Xerox megbízásából végzett 2003 második felében.

Az IDC tanulmánya, mely 500 főnél több alkalmazottat foglalkoztató európai vállalat megközelítőleg 1000 felsővezetőjének bevonásával készült, rámutatott arra, hogy az európai szervezetek közel kétharmada (65%) nem követi nyomon a dokumentumok költségeit. A felsővezetőknek csupán 10 százaléka tudja megbecsülni az ilyen jellegű kiadásokat, bár többségük azt állítja, hogy vállalatának van dokumentumkezelési stratégiája. A megkérdezettek több mint fele úgy gondolja, hogy stratégiájuk jól vagy nagyon jól működik és javítja a hatékonyságot, a termelékenységet, illetve a költségellenőrzést. Kevesen vélik azonban, hogy ez mindhárom területre érvényes. A kutatás felfedte a dokumentumkezelés különösen gyenge pontjait, melyek a tartalomkezelés, a munkafolyamat-kezelés (workflow) és az igény szerinti nyomtatás területei.

Az IDC-kutatás jelentős selejtarányt tárt fel a kinyomtatott dokumentumok esetében. A vizsgált vállalatok 31 százalékánál az összes kinyomtatott dokumentumnak több mint 10 százaléka a szemétbe kerül, mert helytelen információkat tartalmaz vagy mert nem használják őket, de a válaszadók több mint 10 százalékánál a selejt meghaladja az összes kinyomtatott dokumentum 30 százalékát.

Az IDC a kutatás eredményeivel együtt közzétett ún. Fehér Könyvében (White Paper) azt javasolja, hogy a vállalatok tegyenek lépéseket tényleges költségeik meghatározására, vizsgálják meg dokumentum-kezelési stratégiájukat, valamint arra ösztönzi a vezetőket, hogy e terület racionalizálásával törekedjenek költségeik csökkentésére és hatékonyságuk növelésére.

A Xerox dokumentum kezelési felmérése az első lépés azon területek feltárásában, melyek költségmegtakarításra és a folyamatok ésszerűsítésére kínálnak alkalmat. Ezután kerülhet sor az ügyféllel történő megállapodásra és a dokumentum-kezelést meghatározó stratégia kialakítására, melyet a Xerox valósít meg, garantálva az idő- és költségmegtakarítást, valamint az üzleti folyamatok hatékonyabbá tételét.

"A felmérési folyamat magas biztonsággal tárja fel azokat a dokumentum kezelési területeket és kérdéseket, amelyekkel érdemes és kell foglalkozni" - foglalja össze tapasztalatait Bujdosó Andrea, a Xerox Üzleti Szolgáltatási üzletágának magyarországi értékesítési igazgatója. "A megtakarítások a legtöbb esetben igen jelentősek, különösen, ha a szervezet kész felülvizsgálni működését és kihelyezni a feladatot és a felelősséget egy külső partnernek. Egy példát említve a közelmúltból, egy globális informatikai szolgáltató irodai nyomtatási költségeit csökkentettük éves szinten több, mint 1 millió dollárral. További jelentős előnyei is voltak a feladat-kihelyezésnek, hiszen az ezáltal felszabaduló erőforrásokat a vállalat hatékonyabb üzleti folyamatai felé irányította, a munkatársak termelékenységének javítását is biztosítva."

Az IDC által megkérdezett felsővezetők több mint fele úgy véli, hogy a jelenlegi üzleti környezet legnegatívabb aspektusai a világgazdaság mélyrepülése, a fokozott verseny, és a finanszírozás hiánya. A nyilatkozók beszámoltak arról is, hogy a legnagyobb üzleti kihívást számukra a nyereség és termelékenység növelése jelenti, második helyen pedig az ügyfélkiszolgálás javítása áll. "A mai piaci környezetben az üzleti élet vajon melyik más területe kerülhetné még el ennyire a felső vezetés figyelmét, mint a dokumentumkezelés, holott kiemelkedően magas költségekkel jár, épp ezért elképesztően nagy megtakarítási lehetőségeket kínál, ráadásul az ügyfelek kiszolgálását is jelentős mértékben javítja?" - kérdezi Jamie Snowdon, az IDC európai szolgáltatási részlegének kutatási igazgatója.

A Xerox által szponzorált, "Dokumentumok - A költségellenőrzés és a vállalat átalakításának lehetősége" című vizsgálat során az IDC közel 1000 igazgatót, informatikai, technológiai és gazdasági vezetőt kérdezett ki 14 európai országban. A vizsgálatban részt vett az Egyesült Királyság, Franciaország, Németország, Olaszország, Ausztria, Svájc, Belgium, Hollandia, Svédország, Dánia, Finnország, Spanyolország, Lengyelország és a Cseh Köztársaság.