Egyre nagyobb gondokat okoz az e-mailek tárolása

A hagyományos levelek helyét lassan, de biztosan átveszik az elektronikus levelek. A IDC piackutató cég becslése szerint a következő év végére a világszerte továbbított e-mailek száma eléri majd a 35 milliárdot.

Ez még nem is lenne baj, ám utóbbiak egyre több helyet foglalnak. A BASF cég ludwigshafeni információ-technológiai szolgálatának igazgatója, Wolfgang Erny úgy véli nem csak a megnövekedett napi elektronikus levél-mennyiség okoz napról-napra nagyobb gondokat a vállalatoknak, hanem a cégek többsége számára már az is komoly kihívást jelent, hogy hogyan tárolják az egyre csak gyűlő fontos e-maileket. Különösen nagy problémát jelentenek a valamilyen csatolt állományt - a legtöbbször Power Point-adatok, Excel-táblázatok, képek, videoklipek, szöveges fájlokat - is tartalmazó elektronikus levelek. Az e-mail szerverek egyre gyakrabban érik el a tárolókapacitásaik végét.

A BASF szakemberei szerint ebben az esetben csak a felesleges levelek kitörlése segít. A cég jó példával járt elől és nemrégiben csak az európai részlegeinél több, mint 28 millió régi e-mailt töröltek ki a számítógépekből. Ezzel módszerrel rövid időn belül 2 700 GB (azaz 2,5 TB) szabad helyhez jutott a vállalat. Erny szerint ez a tárolókapacitás körülbelül 540 DVD-film által elfoglalt helynek felel meg. Azért, hogy a jövőben ne halmozódhasson fel ennyi, gyakran haszontalan adat, a BASF egy új tárolási módszert dolgozott ki. A postafiókokban új archiválási funkciókat hoztak létre, a csatolt állományokat pedig olyan adattárolókra mentik le, mint a szalagos meghajtók vagy a CD-ROM-ok. Ezen kívül rögzítették azt is, hogy melyik állományokat, milyen adatokat kell lementeni és melyeket nem. Ezekkel az intézkedésekkel az igazgató szerint a BASF havonta temérdek munkától és több százezer euró többletköltségtől kíméli meg magát.

Persze nem minden cég képes erre, ám már kaphatók olyan szoftvermegoldások, amelyek a csatolt fájlokat és az e-maileket automatikusan, különböző szempontok alapján egy központi archívumba gyűjtik össze. Ilyenkor az elektronikus leveleknek csak a levélrésze jut el a felhasználókhoz, a csatolt állományok nem, azokat automatikusan az archívumba továbbítja és eltárolja a rendszer. Ma már több cég is kínál is ilyen megoldásokat, ezeknek legtöbbje képes együtt dolgozni a leginkább elterjedt levelező programokkal, mint a Microsoft Exchange Server vagy az IBM Lotus Domino.