Gates: az információkezelés a kulcs

A világ legnagyobb vállalatainak képviseletében több mint száz vezérigazgató találkozik a héten a Washington állambeli Redmondban, hogy megvitassa az üzleti világ átalakítását ígérő technológiai trendeket. Az alkalom az évente megrendezett Microsoft CEO Csúcstalálkozó.

Az első CEO Csúcs óta eltelt évtizedben a technológia mélyreható változásokat hozott az üzleti világban. Tíz évvel ezelőtt az e-mail, mint az üzleti kommunikáció preferált eszköze még csak szárnyait bontogatta. Az e-kereskedelem gyerekcipőben járt, a legtöbb vállalat faxon és telefonon intézte ügyeit. Ma valós időben kommunikálunk és dolgozunk együtt a világ különböző pontjain lévő kollégákkal, barátokkal, partnerekkel. A globális ellátási láncok révén gyorsabban jutnak el a termékek a gyárból az üzletek polcaira. Mindenkinél és mindenütt van mobiltelefon. Az e-mailekhez való mobil hozzáférés rövidesen általánossá válik.

A fejlődés munkaerőre gyakorolt hatása figyelemreméltó. A termelékenység magasabb, mint valaha. A beszerzők úgy vásárolhatnak árut a világ bármely tájáról, hogy közben nem kell felállniuk íróasztaluk mellől. Az értékesítők olyan piacokhoz is hozzáférnek, amelyek egykor elérhetetlenek voltak. Példátlan mennyiségű a vevőkről, versenytársakról és piacokról gyűjtött információ. Időnként azonban úgy érezzük, e változások elöntik, elnyomják azokat az eszközöket, amelyeket napi munkánkhoz használunk - kezdi levelét Bill Gates, melyet az üzleti döntéshozóknak és informatikai szakembereknek írt. Az alábbiakban a Microsoft első emberének jövőképét olvashatják.


A probléma valójában kettős. Az első gond az információs túlterheltség. Érezve a naponta, másodpercenként létrejövő adatok özönvízszerű áradatát, hogyan remélhetjük, hogy tartani tudjuk a lépést? És miközben e nehézséggel küzdünk, hogyan tudunk a legfontosabb és a legnagyobb értéket hozó feladatokra koncentrálni? A másik probléma az, amit én információs alulterheltségnek neveznék. Elönt minket az információ, de ez nem azt jelenti, hogy eszközeink is vannak az adatok eredményes felhasználására.

A vállalatok nagy árat fizetnek az információs túlterheltségért és alulterheltségért. Becslések szerint az infómunkások akár idejük 30 százalékát is az adatok keresésével töltik, ami évente és alkalmazottanként 18 000 dollár veszteséget jelent a termelékenység tekintetében. Mindeközben, a kaliforniai Berkeley Egyetem jóslata szerint a digitálisan tárolt adataink mennyisége két éven belül közel megkétszereződik.

Mindez kritikus feladattá teszi az információs túl-és alulterheltség megoldását. Szerencsére a technológiai innovációk új generációja megnyitja az utat az olyan megoldások előtt, amelyek drámaian megkönnyítik majd a releváns információk gyors megtalálását, az információra épülő intelligens döntéshozatalt és az így létrejövő tudás azonnali megosztását az egész vállalattal vagy azon kívül is. Az információs alulterheltség és túlterheltség problémájának megoldásához több kell, mint egyre jobb keresőmotorok. A vállalati információkezelés olyan átfogó megközelítésére van szükség, amely felöleli az információ létrehozását, gyűjtését és feldolgozását, és amely segít a szervezeteknek maximalizálni az emberekbe és információkba beruházott összegek hozadékát.

Ahogy e megoldások a fősodor részévé válnak, az üzleti siker fő motorjainál drámai mértékű javulást várunk. Az a szoftver, amellyel hatékonyabban kereshetünk, használhatunk és oszthatunk meg másokkal üzleti információt, olyan eszközt ad a kezünkbe, amelynek révén erősíthetjük kapcsolatainkat ügyfeleinkkel, felgyorsíthatjuk az innovációt, javíthatjuk a működést, és rugalmasabb viszonyt építhetünk ki üzleti partnereinkkel és szállítóinkkal.

Az információs alulterheltség és túlterheltség vége

Hogy valóra váltsa ezen újgenerációs megoldásokra vonatkozó ígéretét, a Microsoft olyan szoftverek létrehozására összpontosít, amelyek képesek kezelni az alábbi üzleti prioritásokat:
Termelékenység: Az "információs fáradtság" az információs túlterheltség egyik elkerülhetetlen következménye. Olyan eszközök kifejlesztésén dolgozunk, amelyek segítségével az információt kezelő kollégák fontossági sorrendbe rendezhetik teendőiket és a valóban fontos feladatokra koncentrálhatnak. Ugyanakkor olyan egyesített kommunikációs megoldásokon is munkálkodunk, amelyek egykapus hozzáférést biztosítanak minden eszközhöz, amelyet a munkatársakkal és ügyfelekkel való kommunikációhoz használunk.

Együttműködés: A megbeszéléseket támogató új technológiák egyszerűvé és olcsóvá teszik a földrajzilag megosztott megbeszéléseket, és gazdag eszköztárat kínálnak a közös munkához, a dokumentumok, tervek közös elkészítéséhez. Emellett a vállalatok teljes körűen rögzíthetik az értekezleteken lezajló interakció elemeit, megőrizve ezzel azt az intézményi tudást, amely ma gyakran elvész.

Üzleti intelligencia: Az infómunkások az információ képi megjelenítését és modellezését támogató, nagy teljesítményű, mégis intuitív szoftvereket használhatnak napi munkájukban ahhoz, hogy az általuk gyűjtött adatok tengerében jelentéssel bíró mintákat találjanak. Az ilyen szoftverek abban is segítik az alkalmazottakat, hogy a megszerzett ismereteket olyan folyamatok elindítására használják, amelyekkel a szervezet gyorsabban tud reagálni az üzleti környezet változásaira.

Munkafolyamat-optimalizálás: Az "okosabb" munkafolyamat-kezelő szoftverek kiiktatják a szervezet agilitását gátló súrlódási pontokat. Ezek az eszközök automatizálni fogják a jóváhagyások, riasztások és kivételek mozgását. Elég intelligensek lesznek ahhoz, hogy felismerjék és javítsák a meglévő folyamatok alacsony hatékonyságú elemeit.

Egy olyan világban, ahol az információt egyaránt tárolhatják az asztali gépen, az intraneten vagy kint a világhálón, és ahol a megfelelő emberek több kontinensnyi távolságban lehetnek egymástól, ott a vállalati információkhoz való zökkenőmentes hozzáférés már összetett probléma.

Fontos kiindulópont, hogy lépjünk túl azokon a hagyományos keresőeszközökön, amelyeket ma használnak információkeresésre az Interneten és máshol. Ehelyett a szoftvert az információ vállalaton belüli létrehozásának és tárolásának módjához kell igazítani, hogy mind a strukturált, mind a strukturálatlan üzleti tartalmak keresésére alkalmas legyen, az e-mailektől az üzletági alkalmazásokon át egészen a vállalati adatbázisokban tárolt adatokig. Az ilyen szoftvert algoritmusokat használó és a kifejezetten az üzleti tartalmakhoz tervezett funkciókat tartalmazó keresőmotorra kell építeni, hogy a relevancia és a rangsorolás eredménye megfeleljen az üzleti felhasználók igényeinek.

A vállalat üzleti alkalmazásaiban tárolt adatokban is alkalmas keresés csak a megoldás egyik aspektusa. Az információhoz történő hozzáférés egyik legnagyobb akadálya a vállalatokon belül az, hogy az adatokat gyakran túl sok helyen tárolják. Ez fájdalmasan rossz hatékonyságú folyamatokhoz vezet, amelyekben az infómunkások arra kényszerülnek, hogy kilépjenek az adott alkalmazásból, belépjenek egy másikba, megkeressenek egyetlen adatot, majd azt leírják egy darab papírra. Ezután visszatérnek az eredeti alkalmazáshoz, elvégeznek egy egyszerű feladatot - mondjuk e-mailt küldenek az egyik vevőnek. Mindez jelentősen visszafogja a termelékenységet. A Microsoft célja olyan vállalati információ-hozzáférési megoldások szállítása, amelyek egyetlen, egységes elérési utat kínálnak a szükséges információhoz függetlenül attól, hogy hol tárolják az információt és anélkül, hogy a felhasználónak közben ki kellene lépnie az éppen használt alkalmazásból. Így az alkalmazottak gyorsabban hozhatnak okos döntéseket, és tehetnek lépéseket.

Emellett minden szervezetben kihívás marad megtalálni az alkalmazottak birtokában lévő tudás teljes körű hasznosításának módját. Becslések szerint egy átlagos szervezetnél a szakértelem 80 százaléka "hallgatólagos tudás", amely nem dokumentált és nehezen behatárolható. A következő generációs megoldásokkal az információs munkások bejuthatnak társadalmi hálózatokba, és ott megkereshetik az adott téma szakértőit, akik aztán megadják nekik a konkrét feladat elvégzéséhez szükséges támogatást.

Kitekintés a következő tíz évre

A vállalati információ elérési problémájának megoldása érdekében jelentős K+F beruházásokat hajtottunk végre. Ennek eredményeként a következő 12 hónapban az új technológiák széles skáláját kívánjuk elterjeszteni, amelyek átalakítják az információ keresésének, felhasználásának és megosztásának módját a munkahelyeken. Az olyan termékek, mint a Windows Vista, a Microsoft Office SharePoint Server 2007 és a 2007-es Office rendszerben lévő Microsoft Office Outlook 2007 áthidalják majd azt a szakadékot, amely elválasztja az infómunkásokat a munkájuk eredményesebbé tételéhez szükséges információktól.

Egy másik, a közeljövőben elérhetővé váló és az információ-elérést hatékonyabbá tévő új technológia az a bővített keresőeszköz, amelynek hivatalos elnevezése Tudáshálózat a Microsoft Office SharePoint Server 2007-hez. Ez a kiegészítő program képes lesz nyomon követni a szervezeten belüli szaktudást és kapcsolatokat. Segítségével az infómunkások gyorsan kapcsolatba léphetnek a megfelelő készségek és ismeretek birtokában lévő kollégákkal. Tervezzük még a Windows Live Search (élő kereső) tesztverziójának bevezetését is. A program egykapus hozzáférést kínál az asztali gépen, az intraneten és Interneten történő adatkereséshez.

1997-ben, az első CEO Csúcson tartott vitaindító előadásomban előretekintettem a következő 10 évre. Azt mondtam, hogy hatalmas mértékben javul majd a sávszélesség, a felnőttek többsége e-mailt használ majd, és az Internet megkerülhetetlen eszköz lesz utazásaink tervezésében, vásárlásainkkor és a barátainkkal történő egyeztetésben. Még nem minden jóslatom vált valóra - hiszen azt is mondtam, hogy mára bevett megoldás lesz a beszéd, mint interfész használata a számítógépekkel való kommunikációban. De ez is eljön hamarosan.

Az idei CEO Csúcs témája: "A következő tíz év". Hol tartunk majd tíz év múlva? Ahogy még 1997-ben mondtam, az ember hajlamos túlbecsülni a két éven belüli változásokat és alulbecsülni a tíz éven túl bekövetkezőket. Ezzel együtt azt hiszem, bizonyos dolgokat jó eséllyel megjósolhatunk.

A következő tíz évben a hálózatok gyorsabbá válnak, a számítógépes adatfeldolgozás Moore törvényét követve továbbra is növekszik, az adattárolás ára pedig tovább esik. Mindeközben olcsóbbak, könnyebbek és hordozhatóbbak lesznek a nagyfelbontású képernyők. Teljesítmény és tárolókapacitás tekintetében a mobiltelefonok versenyre kelnek a mai asztali PC-kkel. S ami a legfontosabb, hogy a mindezeket összefűző szoftverek egyre kifinomultabbak lesznek a felhasználó munkastílusának megismerése terén, és egyre hatékonyabb, intuitívabb módon lesznek használhatók.

A következő tíz évben a keresés fogalma átadja helyét a tudáshoz való zökkenőmentes hozzáférésnek, hiszen az emberek olyan eszközöket kezdenek majd használni, amelyek segítségével egyszerű angol nyelven - vagy egyszerű spanyol, francia, kínai vagy orosz nyelven - kommunikálhatnak számítógépeikkel, és érhetik el azonnal a szükséges információkat vagy embereket. A munka új világában az unalmas, ismétlődő feladatok - mint az adatmozgatás egyik rendszerből a másikba - automatizáltak lesznek, és az alkalmazottak sokkal inkább a valós értéket és növekedést teremtő teendőkre összpontosíthatják idejüket és kreatív energiáikat.

Az 1997-es CEO Csúcs témája a "Vállalati átalakulás a súrlódásmentes kapitalizmusért" volt. A mai világban, ahol szinte korlátlan mennyiségű információhoz férhetünk hozzá egyetlen mozdulattal, sokkal közelebb hozták a súrlódásmentes kapitalizmust a globális ellátási láncok, a folyamatosan üzemelő nemzetközi piacok és az információt az egész világon át valós időben mozgathatóvá tévő mobil eszközök, mint azt tíz éve sokan lehetségesnek gondolták.

Előretekintve a következő tíz évre és a munka új világának ígéretére, azt hiszem, egy még erőteljesebb jövőkép határához érkeztünk: a súrlódásmentes innováció korához.

Bill Gates