Irodába költözik a web 2.0

Egyre több vállalatnál terjed el a wikik, a blogok és az azonnali üzenetküldő programok használata. Az átállás azonban korántsem zökkenőmentes, mivel meg is kell őrizni a fontos beszélgetéseket.

A cégek többsége már felfedezte, hogy milyen előnyökkel jár a blogok, a wikik vagy éppen az azonnali üzenetküldő szolgáltatások használata. van viszont egy komoly probléma: a legtöbb helyen szeretnék az utókor számára is megőrizni az így nyilvánosságra hozott tartalmakat és gondolatokat. Korábban, ha egy vezető tanácskozást hívott össze, akkor az alkalmazottak megjelentek a meghirdetett időpontban az irodájában vagy a tanácsteremben, majd a megbeszélés után kaptak egy emlékeztetőt, ami minden fontos elhangzott információt és adatot tartalmazott. Ma viszont már nem kell minden munkatársnak egyszerre egy helyen lennie, ülhet mindegyik a saját számítógépe előtt és ugyanúgy hozzájut a számára fontos információkhoz.

A legtöbb dolgozó már természetesnek veszi a technikai rugalmasságot, hogy a munkahelyén is közösségi portálokat, azonnali üzenetküldőket és nyílt forráskódú szoftvereket használhat. Ugyanezt a rugalmasságot várják el a főnökeiktől is. Eddig komoly problémát jelentett, hogy nem volt egy átfogó segítségnyújtó anyag, amely tanácsokat adott volna a cégvezetőknek az átálláshoz. A McKinsey vállalat azonban ehhez ad számukra tanácsokat, hogy segítse az új médiák üzleti és irodai munkafolyamatokba való integrációját.

Az anyag számos részletre kitér, és még a fő témához is szkeptikusan áll hozzá, miszerint az új technológia használata valóban hasznos lehet-e vagy sem. A másik problémát az üzletvezetéssel kapcsolatos iratok archiválása jelenti. A chatek vagy más online üzenetváltások mentése azonban sok társaság vezetőinek még komoly gondot okoz.

"Nem véletlen, hogy számos vállalatnál azt a megoldást alkalmazzák, hogy egyszerűen kimásolják az azonnali üzenetküldő programokban folytatott beszélgetéseket, majd befűzik őket egy Word dokumentumba és elmentik a fájlt" - közölte Felix Wittern, a Field Fisher Waterhouse munkatársa. A gond csak az, hogy egy ilyen fájlt például egy bírósági perben nem fogadnak el bizonyítékként. Az is kérdéses, hogy milyen információkat kell mindenképpen megőrizni és melyeket nem.

Az EMC nemrég egy érdekes projektet indított. Az egyik szoftvere összeköti a blogokat és a wikiket, míg a másik ugyanezt teszi az azonnali üzenetküldő és a levelezőprogramokkal. "Mindkét megoldásunk iránt nagy az érdeklődés" - nyilatkozta Stefan Weiß-Weber, az EMC szakértője. Egy másik megoldás az Ewitness program, amely egy cég elektronikus levelezését és FTP-adatátviteleit menti el, s ezeket digitális aláírásokkal és időpecséttel látja el. Az e-mailek tartalma mellett dokumentálják az üzenetek időpontjait, a feladók és a címzettek nevét. "Így pontosan nyomon követhető, hogy egy témában ki, mikor és mit mondott vagy írt le" - jelentette ki Peter Mertes, az Ewittnes projektvezetője.