Gondokat okoz a cégeknek az információáradat

A beérkező elektronikus levelek rossz kezelése és feldolgozása miatt csak az amerikai cégeknél átlagosan évente 28 milliárd munkaóra megy veszendőbe.

A Basex New York-i tanácsadó cég rendszeresen készít felméréseket nagyvállalatok, például az Intel és a Microsoft számára. A tanulmányok alanya legtöbbször a kutatók által egyszerűen csak információ-túlcsordulásnak nevezett jelenség. "Ennek a problémának a megoldása joggal szóba kerülhetne 2008-ban" - jelentette ki David M. Goldes, a Basex elnöke.

A cégeknél egyre komolyabb problémát jelent a növekvő e-mail, telefon-, azonnali üzenetküldő és chatforgalom, illetve annak a kezelése és feldolgozása. Az Egyesült Államokban már korábban felfigyeltek a jelenségre és gyakran Information Overload vagy Infomania névvel illetik. A beérkező azonnali üzenetek, e-mailek vagy chatablakok komolyan hátráltatják a munkát. A problémát egyrészt az olvasással és az üzenet megválaszolásával töltött idő jelenti, másrészt rendkívül nehéz úgy dolgozni, hogy az alkalmazott 5-10 percenként valami miatt kénytelen félbeszakítani a munkáját. Ezzel ugyanis felborul a folytonos munkavégzés.

A helyzetet gyakran súlyosbítja, hogy az üzenetek egyszerre vagy egymás után érkeznek meg: például jön egy e-mail, ami természetesen sürgős, de közben a mobil is jelez, hogy SMS-t küldtek és egy fax is beérkezik időközben. A reakciók gyakran összeolvadnak és akár negyedórák is eltelnek, mire a dolgozó újra a munkájával foglalkozhat. "A felméréseink azt mutatják, hogy emiatt naponta és alkalmazottanként akár több mint két értékes munkaóra is veszendőbe mehet. Mindez úgy néz ki, mint egy zenekar karmester nélkül. S a helyzet egyre súlyosabb" - szögezte le Jonathan B. Spira, a Basex elemzője.

Nem véletlen, hogy az Intel és más nagy konszernek, amelyeknek nem ritkán több tízezer alkalmazottjuk is van, egyre komolyabban foglalkoznak a problémával és keresik a lehetséges megoldásokat. "A munkaidő akár 8 órával is rövidülhet" - hangsúlyozta Nathan Zeldes, az Intel menedzsere. Amennyiben a napi munkaidő 28 százaléka rendszeresen elvész, úgy csak az Egyesült Államokban évente 28 milliárd munkaóra megy veszendőbe. S ha 21 dolláros órabérrel számolunk, ez 588 milliárd dollár.

Egyes cégek, mint például a Morgan Stanley befektetési bank, amelynek 30 országban 600 kirendeltsége van, egy százfős külön információrendszerező részleget működtet, amelynek egyetlen feladata a vállalathoz beérkező e-mail, telefon- és faxáradat osztályozása és optimalizálása. "Az idő pénz" mondás ezzel újra értelmet nyer. Spira szerint a legnagyobb gond, hogy mindenki más módon kommunikál, így rendkívül nehézzé válik az optimális kommunikáció kialakítása. A jelenséget súlyosbítja a túlbonyolítottság, a figyelmetlenség, hiszen például a vállalatokon belül sok e-mailt azoknak is elküldenek, akiknek nem is kellene. Ezzel ugyanis az is időt veszít, aki végezhetné nyugodtan a maga dolgát. Praktikusabb lenne, ha egy cég egy, vagy legfeljebb két kommunikációs megoldás mellett kötelezné el magát, például e-mail vagy azonnali üzenetküldő és mobil.

Érdekes eredménnyel zárult a Londoni Egyetem pszichiátriai Intézete által még 2005-ben elvégzett információstressz teszt is. Az egyik csoport tagjai marihuánás cigarettát szívhattak a teszt elvégzése előtt, míg a másikba az ilyen cigarettát nem szívó, de sok információval dolgozó személyek kerültek. A marihuánás csoport jóval jobb eredményeket produkált a kísérleti kérdőív kitöltésekor. Vagyis a túlzott infostressz nagyon is károsan hat az emberi teljesítőképességre.

S hogy ki a felelős? Nos, a kutatók szerint a leginkább maguk a vezetők és az alkalmazottak okolhatok, mert nem tudnak vagy nem akarnak rendet teremteni az információs-kommunikációs zűrzavarban. Pedig, ha csak egy időre kikapcsolnák a mobiltelefonjukat vagy meghatároznák, hogy mikor érhetők el, máris nyugodtabb körülményeket teremtenének, miáltal a munkateljesítményük is jelentősen javulna.