A munkahelyi kapcsolatok kovásza lehet a VoIP

Az utóbbi időben egyre elterjedtebbé vált az internetes telefon, a Voice over Internet Protocol (VoIP), olyannyira, hogy ma már természetes része a vállalatok infokommunikációs rendszereinek.

A cégek lényegében csak annyit tudnak róla, hogy segítségével a hagyományos telefonnál sokkal olcsóbban telefonálhatnak, aminek hátterében az áll, hogy az átviteli csatorna a mindenütt jelen lévő világháló, nem pedig a távközlési társaságok saját rendszere. Különösen a világ minden táján működő vállalatok látják hasznát a VoIP-nek, mivel a nagy távolságú hívások díját is megtakaríthatják, ami komoly összeget jelenthet. Az új technológia elterjedése nyomán azonban most kezd láthatóvá válni, hogy a VoIP-nek vannak olyan további előnyei a hagyományos távközléssel szemben, amelyeket ki lehet használni, további megtakarításokat biztosítva a felhasználóknak - írja a Financial Times Digital Business melléklete.

Az egyik ilyen pluszelőnyre a más cégek mellett filmstúdiók telefonszolgáltatásáról is gondoskodó kanadai Signal Systems VoIP-vállalkozás hívja fel a figyelmet. A filmkészítés sajátossága ugyanis az, hogy míg az egyik produkciónál tíz ideiglenes vonalat kell biztosítani a munka idejére, a másiknál kétszázat, a harmadiknál meg csak tucatnyit, s ezeket gyorsan kell telepíteni és lebontani. A hagyományos hálózatok nem elég dinamikusak ennek az igénynek a kiszolgálásához. Hat-kilenc hétre van szükség a telepítéshez, és ha csak egy hétig használják a vonalakat, akkor azután egy ideig kihasználatlanul, parlagon hever a többletkapacitás. A VoIP esetében más a helyzet. Mivel ez pusztán egyetlen Ethernet-portot igényel fizikai kapcsolódásként, ha sürgős a dolog, akkor akár fél óra is elegendő ahhoz, hogy akár húsz új telefonkapcsolatot létesítsenek egy film forgatócsoportjának.

A technológia másik rejtett előnyét egy torontói ügyvédi iroda példája illusztrálja a Signal Systems gyakorlatában. A társaság központjában hétszáz vonalat üzemeltetnek, ám nem várt előnye a VoIP-nek az olcsóság mellett, hogy a munkatársak mintegy magukkal vihetik telefonjukat, azaz például otthonról is használhatják ugyanazt a telefonvonalat, amelyik az irodában a rendelkezésükre áll. Így jobban eloszthatják munkaidejüket irodájuk és lakásuk között. Ugyanezt a képességet kihasználva 35 végződést laptopokra telepítettek, ezek az üzleti utazások közben is használhatók.

Ez utóbbi persze mobiltelefonokkal is megoldható lenne, ám azok jelerőssége sokszor elvész a nagyobb épületek belsejében, továbbá utazás közben borsos roamingdíjakat kell fizetniük a felhasználóknak a beszélgetéseik után. Végül a VoIP könnyen összeköthető a vállalati informatikai rendszerekkel s az abban őrzött ügyfél-információkkal, ha az iroda munkatársa számítógépén fogadja a cég egyik-másik vevője vagy szállítója hívását, akkor a képernyőn szöveges információként megjelenhet mindaz, ami az adatbázisban a hívó félről rendelkezésre áll, s ez alaposan megkönnyítheti az ügyfél kiszolgálását.

Persze a dolog azért nem ennyire szép. Például ez utóbbi képességhez megfelelő ügyfélmenedzsment-szoftvert kell telepíteni a cégnél, ami pénzbe kerül, úgyhogy el kell dönteni, megéri-e. További költségtényező, hogy az informatikai hálózatban működő telefon kiszolgáltatott a számítógépes biztonsági kockázatoknak, amivel számolni kell, s aminek kezelése szintén pluszköltséggel jár. Végül, de nem utolsósorban a VoIP igénybe veszi az átviteli kapacitásokat, ezért használata a hálózat fejlesztését feltételezi. Ennek anyagi vonzatát sem árt tudatosítani a felhasználó cégek vezetőiben.

Ugyanakkor fel kell hívni a figyelmet a rendszer egy olyan előnyére, ami aligha számszerűsíthető, pedig anyagi hasznot hoz a vállalatoknak: a munkatársak közelebb kerülnek egymáshoz. A Signal Systems az utóbbi időben videotelefonokat kezdett telepíteni az említett ügyvédi irodánál, aminek az lett a következménye, hogy az eddig csak házi telefonon vagy e-mailben érintkező dolgozók látják is egymás ügyintézés közben, s így a folyosón is megismerik munkatársaikat. Ha pedig viszontlátják egymást, akkor sok esetben már meg is állnak beszélgetni, azaz erősödik a csapatszellem, ami haszon a cégnek és öröm a dolgozóknak.