Nehéz feladat az e-mailek megőrzése

Komoly problémát jelent a cégek számára az adatok archiválása. Különösen igaz ez az üzleti célú e-mailekre, melyeket rendszerezni is kell, és bármikor előhívhatóaknak kell lenniük.

Jelenleg már számos megoldás létezik a fontos iratok, képek hosszú távú tárolására. A legelterjedtebb a CD és a DVD. Azonban vannak olyan dokumentumok, amelyek mentése cseppet sem egyszerű feladat. A vállalatok életében ma már szinte minden elektronikus úton, e-mailben történik. Éppen ezért lenne fontos, hogy a levelezést meg lehessen őrizni akár hosszú évekre is. A legnagyobb problémát az e-mailek hatalmas mennyisége jelenti. Egy cég naponta több ezer elektronikus levelet kaphat. Ekkora mennyiség lementése pedig nem kevés időt vesz igénybe.

Ugyan csak a valóban fontos e-maileket célszerű eltárolni, jelenleg azonban kevés az olyan program, amely nem csak menteni tud, de rendszerezi és biztonságos módon meg is őrzi a tartalmakat. Pedig a helyzet közel sem annyira bonyolult, mint elsőre tűnik. A szakértők szerint egyre több a megbízható, a követelményeknek megfelelő szoftver, csak az ügyfelek nehezen szereznek ezekről tudomást.

"A legrosszabb megoldást a mágnesszalagok, illetve a rendszeres időközönként mentéseket készítő programok jelentik, mivel fennáll a veszélye annak, hogy a két mentési időpont között véletlenül törölnek egy fontos e-mailt. Egy jó rendszer segítségével egyszerűen kideríthető, hogy melyik dokumentum hol található és gyorsan elő is kereshető, illetve megjeleníthető. Ezenkívül nem engedi illetéktelenek számára a hozzáféréseket és megvédi az iratokat a káros szándékú módosításoktól. A legjobbak az automatikus mentésre képes szoftverek, de ezek használatakor is gondot okozhat, hogy az emberek szeretik sok helyen tárolni a különböző fontos dokumentumaikat" - jelentette ki Mark Diamond, a Contoural munkatársa.

Az ilyen rendszerek beszerzését az is indokolja, hogy az elveszített e-mailek pótlása nagyon sok időbe és pénzbe, akár több millió dollárba is kerülhet. "A cégeknek a jelenleginél sokkal többet kellene tenniük elektronikus leveleik megőrzésére. Ráadásul nem csak erre az egy feladatra kellene összpontosítaniuk, sokkal fontosabb lenne, hogy a tárolt adatokhoz egyetlen ablakban hozzáférhessenek. Persze nem csak az e-mailek, de az online szerkesztőprogramokkal készült dokumentumok megőrzése is egyre fontosabb" - közölte Peter Steeg, a Quest Software Unified Communications részlegének technikai igazgatója.

Végül elengedhetetlen, hogy az adott rendszer számos fájlformátumot ismerjen és képes legyen akár a chat- vagy az azonnali üzenetküldő programokon bonyolított beszélgetések mentésére is.