Új szabályok az irodai kommunikációban

E-mailek, telefonhívások, azonnali üzenetek - mindaz, ami a napi munkában segítséget jelenthet a cégeknek és alkalmazottaiknak, könnyen átláthatatlan információáradattá válhat.

A Microsoft, az IBM, az Intel, a Google és más nagyvállalatok éppen ez utóbbi jelenség ellen akarnak harcolni. A cégek a Stanford, a Haifai és a Kaliforniai Egyetem kutatóival, valamint a Morgan Stanley cég munkatársaival közösen megalapították az Information Overload Research Group (IORG) nevű szervezetet. Az IORG fő célja, hogy a termelékenység jelenlegi legnagyobb kihívásait kutassa és megoldásokat kínáljon az ezekkel kapcsolatos problémákra. A kérdések között előkelő helyen szerepel az információáradat káros hatásai és azok lehetséges kivédése, illetve a cégeket és az alkalmazottaikat megterhelő adatdömping lecsökkentése.

Az első tárgyalásokra még tavaly januárban került sor Redmondban, a Microsoft központjában, ezt a találkozót követte az IORG megalakulása. A szervezet az első konferenciáját várhatóan az idén július 15-én tartja majd. A csoport azt ajánlja a vállalatoknak, hogy igyekezzenek lecsökkenteni az e-mail forgalmukat és csak a legszükségesebb esetekben használják az elektronikus leveleket vagy az azonnali üzenetküldő rendszereket. Emellett fontos, hogy az e-mailek mindig tömörek és lényegre törőek legyenek.

Az információáradat problémája egyre gyakrabban érinti a cégeket és leterheli a hálózataikat. Az Intel belső felmérése szerint azok a munkatársak, akiket nem zavarnak meg állandóan a digitális üzenetek, jóval hatékonyabbak és kreatívabbak. Egy átlagos munkatárs naponta több mint 50-szer használja a levelezőprogramját, emellett 77-szer küld vagy fogad rövid üzeneteket. Egy alkalmazott ráadásul átlagosan naponta 40 honlapot is felkeres. Mindez évente csak az Egyesült Államokban 650 milliárd dolláros kárt okoz, hiszen, amíg az illető e-mailt olvas, nem dolgozik, ezáltal pedig csökken munkavégzésének hatékonysága.

Az Intel tavaly már kísérleti jelleggel két kezdeményezést is indított. Az első a Zero E-mail Fridays nevet kapta és a pénteki e-mailstophoz a munkatársak 30 százaléka tartotta is magát. A másik programban kedd délelőttönként az alkalmazottaknak 4 órán át minden digitális és személyes kapcsolatukat a minimálisra kellett csökkenteniük. Az Intel dolgozóinak 75 százaléka nyilatkozott később úgy, hogy a megoldást ki kellene terjeszteni az egész konszernre és az összes alkalmazottra. Mindezek figyelembe vételével komoly lehetőség van arra, hogy a vállalatok új szabályokat vezessenek be a közeljövőben az irodia kommunikációban.