Információs szemét árasztja el a cégeket

A vállalatokat elárasztó növekvő adatmennyiség egyre komolyabb problémát jelent. A munkaidő negyede a felesleges adatok eltávolítása miatt megy veszendőbe, ráadásul az ehhez szükséges idő egyre nő.

Szerdán kezdődik az Information Overload Awareness Day nevű online szimpózium. A fő előadást Nathan Zeldes tartja, de felszólalnak még többek között a Xerox, a Dow Jones és a Microsoft munkatársai is. "Egy olyan lefelé tartó spirálban vagyunk, amelyik egyre gyorsabban mozog" - jelentette ki Jonathan B. Spira, a Basex New York-i tanácsadócég ügyvezetője. A társaság már 2006-ban és 2008-ban is figyelmeztetett az információs túlterhelés jelenségre, de megnyugtató megoldást azóta sem sikerült találni a problémára. A kérdéssel foglalkozó szervezetek és vállalatok által a multinacionális cégeknél (Intel, Microsoft, IBM stb.) végzett minden vizsgálat hasonlóképpen zárult.

A megkérdezett alkalmazottak és vezetők mindegyike arról panaszkodott, hogy szabályosan elárasztja őket az információs szemét és a munkanapok egynegyede (!) a felesleges adatok eltávolítására miatt megy veszendőbe. Az erre fordított idő ráadásul folyamatosan nő. Az okok közül az első helyen a munkafolyamatok különböző elektronikus kommunikációk (e-mailek, SMS-k, faxok, telefonok stb.) miatti megzavarása áll. Spira elmondta, hogy amennyiben az így kieső munkaidőt pénzre fordítjuk le, úgy a jelenség évente 900 milliárd dollárba kerül a világgazdaságnak.

"Az egésznek nincs köze ugyanakkor a munkahelyi internetezéshez, hiszen szünetekre szükség van" - tette hozzá a szakember. Spira úgy vélte, hogy sokkal inkább aggasztó, amikor valaki megállás nélkül dolgozna, de megzavarják az egymás után érkező telefonhívások, e-mailek vagy SMS-k. Mivel nincsenek prioritások, így gyakorlatilag lehetetlenné válik a munkafolyamatok határidőre való elvégzése.

A probléma megoldása az új kommunikációs formák felbukkanásával csak még nehezebbé fog válni. Az emberek ugyanis nagyon kreatívak abban, hogy olyan módszereket találjanak fel, amelyek kiválóan alkalmasak mások munkájának megzavarására. Az egyszerre több feladat elvégzésének lehetősége vagy képessége Spira szerint egyszerűen mítosz. A tapasztalatok ugyanis azt mutatták, hogy egyáltalán nem egyszerű feladat egyszerre több dolgot hatékonyan elvégezni. Spira közölte: a legnagyobb probléma az e-mailek rossz használata. Mindig ugyanis az azonnali válaszokra törekszik, függetlenül attól, hogy mennyire fontos tartalmú elektronikus levélről van szó.

A folyamat különösen azért aggasztó, mert az Intelnél már 1995-ben felfigyeltek a jelenségre és Nathan Zeldes, a cég menedzsere akkor kezdett foglalkozni az információs túlterheléssel. Az eredmény: három projekt, köztük egy e-mail mentes nap megtartása egy egész részleg számára.

A legújabb, még nyilvánosságra nem hozott Basex-tanulmány szerint az Intel nem igazán talált megnyugtató megoldást a problémára. Sem az e-mail mentes nap, sem a menedzsment által meghatározott 24 órás válaszadási határidő bevezetése nem könnyített tartós mértékben a helyzeten. A technikusok 70%-a, és a menedzserek több mint fele a rendelkezés után is azonnal megnyitotta a beérkező e-mailjeit. Az email mentes napon pedig sokan olyan leveleket írtak, amiket később küldtek el. A Quiet Time nevű heti egy szabad délelőttöt biztosító program ugyanakkor bevált és a részt vevő menedzserek és technikusok 70 százaléka azt akarja, hogy a rendszert terjesszék ki más részlegekre is.
A legújabb felmérések szerint egy vállalati dolgozót átlagosan 9-11 percenként zavarja meg egy telefonhívás, egy SMS, egy ICQ- vagy MSN-üzenet, esetleg egy e-mail. "Az elektronikus levelek vagy az információs túlterhelés csökkentésére irányuló minden kísérletnek figyelembe kell vennie az egyes személyek csoporton belüli szerepét és karakterisztikáját. A legfontosabb, hogy tudjuk: naponta mennyi információt vagyunk képesek feldolgozni" - szögezte le Spira.

Az amerikai kutatók már 2007-ben arra hívták fel a figyelmet, hogy könnyen a mailbox rabságába eshet az, aki nem tudja megállni, hogy azonnal válaszoljon az e-mailekre. Sőt, az elektronikus levéláradat akár a marihuána-fogyasztásnál is jobban csökkenti a koncentrációképességet. Maggie Jackson író szerint ez a folyamat könnyen egy digitális sötét középkorba vezetheti vissza az emberiséget, mivel eltereli a figyelmünket és könnyen megakadályozhatja az összefüggő gondolkodásunkat. A Xerox - más társaságokkal közösen - tavaly megalapította az információs túlterheltséggel foglalkozó kutatócsoportot (Information Overload Research Group, IORG), de komoly eredményt eddig ez a szervezet sem tudott elérni.